Les meilleurs outils pour être organisée au travail et à la maison

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De nos jours, il est indispensable d’être organisée au travail. Surtout avec cette pandémie, plusieurs personnes ont été appelées à travailler à la maison.

Certains pensent que le télétravail est synonyme d’inefficacité mais non, tel n’est pas le cas.

Avec Internet, nous dépendons de plus en plus d’outils pour augmenter notre productivité au bureau comme à la maison.

Pour mieux travailler avec des prestataires à distance, il est important d’avoir une bonne communication et de pouvoir veiller au bon déroulement de votre projet.

Il y a beaucoup d’outils organisationnels pour chaque activité professionnelle ou même personnelle. Mais ils sont tous, tellement enrichis avec des fonctionnalités que la sélection de la bonne application peut devenir écrasante.

Si vous commencez le processus de sélection, vous pouvez littéralement passer des semaines à tester une nouvelle application chaque jour sans jamais trouver votre bonheur.

Être organisé ne signifie pas que vous devez compter sur une seule ressource ou sur quelques outils organisationnels, que vous soyez un organisateur analogique ou numérique. Vous devez obtenir les meilleures caractéristiques de chacun d’eux pour organiser vos tâches et projets en conséquence.

Dans cet article, nous allons vous présenter quelques outils d’organisation qui vous aideront à mettre de l’ordre dans vos affaires. 

être organisée au travail

1.Trello

Trello est l’outil d’organisation le plus célèbre de tous quand il s’agit de gérer vos activités de travail. Cette application vous permet de suivre et de visualiser la progression de vos activités à l’avenir.

À l’aide de leur présentation basée sur la carte, vous pouvez planifier chaque tâche de la semaine dans des cartes individuelles et leur attribuer des dates d’échéance. Vous pourrez également ajouter différents membres de l’équipe dans la carte et inclure plusieurs pièces jointes.

Vous pouvez aussi ajouter des points de repère pour chaque carte / tâche qui peut mettre en évidence la priorité de chaque tâche. Cela vous aidera à vous concentrer sur celles qui sont plus importantes en premier.

Vous pouvez y accéder ici.

2. Google Drive

Depuis que le stockage dans le Cloud a montré un potentiel énorme, Google a développé et perfectionné son propre service de stockage dans le Cloud qui fait preuve de performance et de fiabilité.

Google Drive est un service de stockage dématérialisé incroyable qui vous permet d’accéder à vos données à distance partout dans le monde. Le principal avantage clé qu’il a sur Dropbox est qu’il est intégré plus facilement avec les produits de la famille Google.

être organisée au travail

3. Evernote

Evernote est un endroit centralisé pour stocker toutes vos notes, documents, images etc. Il est accessible sur tous vos appareils, de sorte à voir vos notes et en faire de nouvelles depuis n’importe où. L’extension Evernote Google vous permet même de couper l’information des pages Web droit sur votre ordinateur portable.

Vous pouvez prendre des notes soit en les tapant, soit par audio. Evernote enregistrera et synchronisera automatiquement vos notes sur votre compte. Cela augmente la productivité en éliminant la nécessité de couvrir votre écran avec des notes autocollantes. Vous pouvez simplement utiliser la fonction recherche dans Evernote et trouver exactement ce que vous cherchez en quelques secondes.

Parce que vous pouvez accéder à Evernote de n’importe où, vous pouvez noter les idées comme elles viennent afin de ne pas les oublier au moment où vous rentrez dans le bureau. Ceci est particulièrement utile si vous naviguez constamment entre plusieurs appareils.

4. Google Docs

Google Docs est également une partie précieuse de la famille de produits Google qui vous permet d’écrire tous vos mémos et activités.

Grâce à son intégration transparente à Google Drive et Keep, vous pouvez synchroniser tous vos fichiers et documents écrits facilement dans l’environnement Google. Cela signifie également que vous pouvez accéder à ces fichiers depuis n’importe quel smartphone ou tout autre appareil mobile exécutant Android ou iOS.

Les documents que vous conservez sur cette application sont sous votre contrôle. Ils sont accessibles aux personnes à qui vous donnez la permission de visualiser vos fichiers.

Cette relation avec l’environnement Google nous assure que vous pouvez accéder à ces fichiers partout dans le monde sur n’importe quel appareil mobile. Vous avez même un accès hors ligne à vos fichiers.

5. Slack

Slack est une application de messagerie instantanée populaire qui vise à réduire le nombre de courriels internes avec votre équipe. Il prend en charge la voix, les appels vidéo et le partage d’écran et est gratuit pour les équipes allant jusqu’à 10 personnes.

Dans l’application Slack, vous pouvez créer un ou plusieurs canaux, chacun d’entre eux pouvant être réglé sur public ou privé pour quelques membres de l’équipe sélectionnés. Cela permet de garder les conversations sur un sujet dans une seule conversation.

Mais ce qui distingue vraiment Slack des autres applications de messagerie, c’est sa bibliothèque d’applications. Quelle que soit la fonctionnalité à laquelle vous pensez, il y a probablement une application pour cela. Depuis les procès-verbaux de réunion automatiques et l’enregistrement automatique des pièces jointes sur Google Drive ou Dropbox, jusqu’à l’ajout de tâches à votre gestionnaire de listes de tâches. Bien que certaines de ces applications soient payantes, une grande partie d’entre elles sont gratuites, ce qui fait de Slack une option parfaite et rentable pour les petites entreprises.

6. Calendly

Calendly est un logiciel de planification de rendez-vous en ligne qui vous permet de manager les heures de réunion avec les membres de l’équipe ou des entrepreneurs externes. Il vous permet également de vous assurer que vous ne planifiez pas doublement un rendez-vous.

Cette application de calendrier conserve tous vos horaires dans un seul espace sans avoir à faire des allers-retours entre les courriels ou les notes.

Ce logiciel de programmation automatisé offre des fonctionnalités telles que :

  • La possibilité de tenir tout type de réunion, y compris des réunions individuelles ou de groupe
  • Votre équipe entière bénéficie d’un flux de travail simplifié avec des outils comprenant des pages d’équipe, des rapports et des indicateurs
  • Les intégrations de calendrier, les intégrations de site Web et les intégrations avec d’autres logiciels vous permettent de garder la planification organisée
  • Calendly offre un forfait de base gratuit ou vous pouvez opter pour leurs abonnements qui commencent à partir de 10$ / utilisateur / mois.

7. Mailtag

Cet outil vous permet de savoir où, quand et combien de fois votre mail a été ouvert.

Pour que celle-ci apparaisse sur Gmail, il faut installer l’extension.

Pour obtenir les notifications quand une action est réalisée par le destinataire après l’envoi, il suffit de cliquer sur l’icône Mailtag lorsque vous écrivez un mail.

Mailtag vous permet de recevoir des notifications par mail, sur desktop, mais il permet également d’avoir un tableau de bord avec des informations détaillées comme par exemple l’heure exacte à laquelle le mail a été ouvert, lorsque quelqu’un clique sur un lien etc.  

Commencez à être plus productif avec ces outils dès aujourd’hui

Avoir les bons outils dans votre arsenal de productivité aidera votre équipe à rester concentrée sur les tâches qui feront croître votre petite entreprise. Tous les outils que nous avons examinés dans ce poste sont soit gratuits, ont une option gratuite, ou coûtent très peu à utiliser, ce qui en fait des investissements judicieux.

N’hésitez surtout pas à faire un tour sur notre page, en cliquant sur ce lien pour plus d’articles de ce genre. 

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